5 Ferramentas de Produtividade para Ajudar no Seu Dia a Dia

Aumente a qualidade do seu trabalho!

Fazer uma boa gestão do tempo e das atividades que devem ser feitas durante o dia é essencial para manter um bom fluxo de trabalho. Para facilitar a organização, uma ótima ideia é contar com a ajuda de ferramentas de produtividade.

Quer saber quais são os softwares desenvolvidos especialmente para otimizar rotinas? Então continue lendo este artigo!

Conheça as principais ferramentas de produtividade para sua empresa

Uma pessoa é considerada produtiva não apenas por entregar mais tarefas, mas sim por aumentar sua capacidade de execução de atividades, mantendo a qualidade e o custo. No cotidiano, porém, às vezes é difícil se organizar a ponto de aproveitar melhor o tempo disponível para trabalhar.

É por conta disso que as ferramentas de produtividade são importantes para empresas ou profissionais freelancer. Elas possibilitam a gestão dos horários de trabalho e das ações a serem cumpridas, sendo mais fácil definir o que deve ser feito, otimizar alinhamentos entre outros membros da equipe ou mesmo unificar as informações.

Veja só estas dicas de softwares que irão ajudar no seu dia a dia!

1. Trello

Profissionais que trabalham com atividades que devem passar por várias etapas para finalizar o processo de produção podem contar com o Trello. Esta é uma das ferramentas de produtividade mais utilizadas por empresas, já que oferece a criação de quadros para cada uma dessas fases.

Uma vantagem é que ele possui um layout dinâmico, que permite que o usuário visualize cada um dos quadros lado a lado e o conteúdo que está em cada um deles. Assim, caso a tarefa mude de etapa, basta arrastá-la para o próximo bloco.

Além disso, várias pessoas podem ser inseridas para acessar a página, de modo que, caso o trabalho seja em equipe, todos estarão cientes do status do projeto.

2. Skype

Há momentos em que os colaboradores precisam alinhar informações sobre as tarefas, mas reunir todos ao mesmo tempo para falar sobre assuntos que seriam breves pode acabar afetando no fluxo de trabalho.

O uso de ferramentas de mensagem instantâneas como o Skype é uma ótima solução. Com ele, é possível ter chats privados não só entre os funcionários da empresa, mas também com clientes, fornecedores e outros profissionais que sejam essenciais. Além disso, é possível criar grupos, gravar áudios, fazer chamadas de voz e vídeo.

Com a velocidade das conversas, é muito mais fácil definir as ações necessárias para os projetos sem depender de marcar horários para se encontrar presencialmente com os outros membros. Inclusive, é interessante para melhorar o atendimento

3. Google Drive

Quando se trata de implementar ferramentas de produtividade, também é essencial incluir soluções de cloud computing na rotina de trabalho. Essa tecnologia permite que arquivos sejam armazenados na nuvem e estejam disponíveis para acesso de qualquer dispositivo com internet, desde que a pessoa tenha login e senha que a habilite a visualizar os itens.

O Google Drive é ótimo para centralizar documentos, relatórios, vídeos, imagens e qualquer outro tipo de informação necessária para que todos os envolvidos possam produzir.

Além disso, dentro do espaço de armazenamento ainda há outras ferramentas que são úteis para o dia a dia, como a criação de documentos de texto, planilhas que podem servir para gestão de tarefas, metas, financeira, criação de gráficos, entre outras atividades e apresentações de slide.

4. Runrun.it

Para que seja possível, ao mesmo tempo, gerir os esforços de cada tarefa realizada por sua equipe de colaboradores e aumentar a produtividade, outra ferramenta que é bastante necessária é o Runrun.it.

O software possui funções como o cadastramento de tarefas, que serão alocadas de acordo com cada pessoa, time, tipo de atividade e projeto. Também é possível adicionar um tempo de esforço estimado para cada categoria e, se preciso, um prazo de entrega e descrição. 

O site irá contabilizar quanto tempo foi usado no dia e criará relatórios inteligentes para analisar a produtividade dos colaboradores. Esta função é interessante, inclusive, para criar metas de produção e encorajar os profissionais a adotarem atitudes mais organizadas para que possam ter maior controle sobre o seu tempo de trabalho.

5. Rescue Time

Caso esteja buscando uma alternativa para mensurar o quanto você ou os funcionários estão procrastinando, o Rescue Time pode auxiliar nesse serviço. A distração é normal e, inclusive, saudável, já que é impossível estar todo tempo focado no trabalho. Entretanto, é preciso tomar cuidado para que ela não desvie atenção das obrigações.

Este programa analisa quanto tempo a pessoa passou em cada site e irá mostrar um relatório do percentual diário em cada atividade — desde as tarefas profissionais até a checagem de redes sociais.

Ele ainda possui o modo “focado”, que permite bloquear sites que atrapalham na produtividade. O desbloqueio ocorre apenas quando a pessoa desativar essa funcionalidade, ou depois de um certo tempo programado.

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Isabela Guiaro
Isabela Guiaro é jornalista e Analista de Conteúdo na Agência Mestre. Pós-graduada em Globalização e Cultura, é apaixonada por estudos relacionados à cultura latino-americana e pelo idioma espanhol, além de saber até demais sobre as indústrias musical e cinematográfica da América Latina. Conecte-se com Isabela pelo Twitter.