4 dicas de como escrever um e-mail formal para um cliente

Capriche na comunicação via e-mail!

Aprender como escrever um e-mail para um cliente é fundamental para oferecer um atendimento de qualidade em tempos de transformação digital.

Ainda mais quando percebemos o protagonismo da experiência do consumidor nesse contexto que vivemos hoje, saber como mandar um e-mail formal e que dialogue com as necessidades do cliente pode ser crucial para sua satisfação e para que ele escolha sua marca em detrimento de outra.

Nos Estados Unidos, por exemplo, 90% dos consumidores afirmam que um bom atendimento ao cliente é essencial para que eles fechem negócio com uma marca, segundo a Microsoft. É uma quantidade bem significativa, não é verdade?

Além disso, o bom e velho correio eletrônico ainda é um dos principais canais de comunicação para clientes do mundo todo. Por exemplo, 98% dos consumidores costumam utilizar o e-mail para entrar em contato com empresas de forma regular e 95% das equipes de atendimento ao cliente no mundo usam esse canal de forma estratégica. Os dados são do EmailAnalytics.

Diante desse cenários, separamos quatro dicas incríveis de como escrever um e-mail formal para um cliente para que você não faça feio no atendimento ao seu público, ok? Ficou curioso para conhecer essas dicas? Leia o conteúdo até o fim!

Como escrever um e-mail formal para um cliente?

1. Fique atento ao tom de linguagem 

Primeiramente, vale salientar que formalidade não é necessariamente o mesmo que utilizar palavras difíceis e rebuscadas. A formalidade, por outro lado, está mais ligada ao respeito no trato com o seu destinatário.

Por exemplo, é preferível utilizar uma linguagem mais jovem, descolada e com gírias quando o seu público-alvo pede isso. Aqui, usar de excesso de palavras bonitas e rebuscadas pode ir totalmente contra o interesse do destinatário.

Por isso, é importante conhecer bem a persona da sua marca. E o que é persona? Ela consiste em uma personagem fictícia, mas que traz consigo todas as características principais do público-alvo, como nome, idade, gênero, profissão, perfil de consumo, dentre outros fatores.

Com essas informações em mãos, como mandar um e-mail formal para cliente em exemplos? O principal aqui é entender a necessidade de tratá-lo com respeito e oferecer um conteúdo interessante, seja uma:

  • informação, por meio de uma newsletter;
  • ofertas especiais;
  • mensagem de boas-vindas;
  • sugestão de produtos e serviços de pós-venda, dentre outras possibilidades.

Em cada um desses casos, tente não escrever nada muito apelativo, com muitas exclamações ou pedidos exagerados. Tente tomar a atenção do leitor de forma respeitosa e sutil para que ele entenda logo de cara que o e-mail tem algo a agregar positivamente na sua vida.

2. Prepare uma estrutura eficiente e objetiva 

Uma boa escrita para e-mail marketing exige uma atenção especial para a objetividade, concisão e habilidades de copywriting.  

Como escrever um e-mail formal para um cliente com esses requisitos, então? Primeiramente, tome cuidado com a extensão do conteúdo. Nada de “textão” muito longo, senão a primeira coisa que o usuário vai fazer ao abrir o e-mail é fechá-lo. 

Por isso, use os primeiros parágrafos como iscas para chamar a atenção do leitor. Fale do tema principal do conteúdo logo no começo para que ele entenda rapidamente do que se trata e como isso pode ajudá-lo.

Essa chamada pode começar já no assunto do e-mail para que o consumidor o identifique na caixa de entrada. 

Use também templates e efeitos gráficos para tornar a peça mais atraente. Em especial, use imagens ou artes para o call-to-action (CTA).

Use também bullet points, destaques em negrito e parágrafos com no máximo três linhas. Todos esses elementos deixarão o conteúdo mais escaneável e fácil de ler por parte do leitor.

A ferramenta de e-mail marketing do Pacote de Marketing Digital da GoDaddy possui uma ferramenta chamada GoDaddy Studio. Com ele, você pode utilizar templates exclusivos e modelos prontos para colorir e aprimorar sua comunicação por e-mail.

3. Investigue a etapa do funil de vendas do cliente

Você pode escrever um texto formal e inteligente para seu destinatário, entretanto, se ele não dialogar com as necessidades do consumidor, ele provavelmente não vai demonstrar interesse e rapidamente vai jogá-lo na lixeira ou no spam.

Por isso é fundamental identificar em qual etapa do funil de vendas ele se encontra para que você faça uma comunicação realmente personalizada e que toque nas dores e demandas dele.

Por exemplo, imagine que um lead acabou de assinar sua newsletter ou deu permissão para que a marca envie informações de ofertas e produtos. Não é aconselhável fazer uma ofertas mais agressivas assim tão rápido. O ideal aqui é uma mensagem de boas vindas, apresentando a marca, sua missão e propósitos.

Dessa forma, o consumidor sente-se melhor acolhido e vai conhecendo mais sobre a marca de forma mais espontânea e natural. 

4. Fique atento aos erros de português

Por fim, uma excelente maneira de formalizar um e-mail é não cometendo erros de português? Fique atento à grafia e tenha muito cuidado para não colocar a reputação do seu negócio em risco por causa disso.

Diante disso, capriche na revisão, pois erros de português muitas vezes podem ser resultado de uma mera desatenção. Quando isso é identificado pelo leitor, pode transparecer desleixo e causar alguma descrença nele quanto ao valor da marca.

Contar com uma boa ferramenta de disparos e automação é uma ótima maneira de contornar esse tipo de erro, pois eles geralmente acontecem por erro manual humano ao digitar o conteúdo.

Por outro lado, mensagens prontas, automatizadas e disparadas para um grande volume de pessoas gera maior similaridade e coerência entre os conteúdos. 

Não sabe como automatizar o disparo de mensagens? A ferramenta de e-mail marketing do Pacote de Marketing Digital da GoDaddy também oferece esse recurso. 

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Gostou do nosso conteúdo sobre como escrever um e-mail formal para um cliente? Para mais dicas de marketing digital, fique de olho nas novidades do blog da GoDaddy!

 

Rafael Queiroz Bastos
Rafael é redator da Agência Papoca. Jornalista e com mestrado em literatura, ele encontrou no Marketing de Conteúdo a possibilidade de exercer uma escrita criativa que conecta as marcas com seu público. O cinema e a literatura são duas formas de arte que despertam sua paixão nos tempos livres.